Outils pour (mieux?) gérer son temps

Je voulais faire un petit article sur les outils que j’utilise en ce moment, suite à une récente introspection sur l’efficacité de mes workflows. En effet il fallait que j’optimise mes pratiques pour ne pas succomber sous le flux permanent de travail qui s’accumule…

J’ai ordonné mes besoins selon 2 axes qui m’allaient bien :

outils_mapL’objectif c’est d’alléger au maximum le nombre de choses à garder en tête, la liste de courses, l’email à envoyer au client, se souvenir de préparer la réunion de la semaine prochaine… pour alléger le stress et concentrer son énergie cognitive sur des taches productives.

Dans le détail :

  1. A Faire
    1. Court terme: une todo list pour la journée, avec max 5 items. Elle est mise à jour tous les jours si elle n’est pas finie la veille. Je n’utilise pas d’app, j’ai besoin du contact physique avec le papier, et de la satisfaction de la jeter une fois qu’elle est complétée. S’il y a plus d’items à mettre que ce qui est faisable en une journée, il est temps de définir des vraies priorités.
    2. Moyen terme: j’ai plusieurs Kanban boards en place : une pour la gestion de l’ensemble de mon portefeuille de clients hors mode projet sur Trello. outils1Et en projet j’utilise une board par équipe sur Visual Studio Team Services, avec les items qui descendent jusque dans Visual Studio c’est magique.
    3. Long terme: là on est plus sur la mise en place de bonnes habitudes sur la durée, et une approche qui ne marche pas trop mal pour moi c’est le suivi de séries : les streaks. Pour ça une bonne app c’est juste Streaks (iOS). Un streak assez connu dans le milieu c’est celui de GitHub:Outils2.png
  2. A Retenir
    1. Court terme: j’utilise encore beaucoup de papier. J’aime prendre des notes, gribouiller des schémas, ordonner ma pensée sur le papier. Régulièrement je vide mon bloc-notes : poubelle ou photo direction OneNote (voir plus bas).
    2. Moyen terme : je viens de me mettre au Mind Mapping avec XMind. Je ne l’utilise pas du tout pour construire des plans d’actions, mais uniquement pour ordonner des ressources que j’ai besoin de garder sous la main : articles de blog, liens intranet, shortcut vers un répertoire sur ma DropBox… outils3Il m’arrivait trop souvent de redécouvrir accidentellement des ressources de haute qualité, 1 mois après en avoir eu vraiment besoin, en ayant complètement oublié qu’elles existaient. L’objectif ici est de garder une liste organisée de ressources de haut niveau que je ne veux pas que mon futur moi oublie. C’est flou, je sais, je vous en dirais plus quand j’aurai fini ma phase exploratoire.
    3. Long terme : et pour tout le reste, ce que je peux juste chercher, je le stocke dans EverNote ou OneNote. EverNote pour le contenu que je n’ai pas créé – principalement des liens internet – que je n’organise pas, je cherche dedans. OneNote pour du contenu que j’ai rédigé : comptes rendus de réunion, photos de mes notes… qui lui est hautement organisé (par client, date…)

En termes de workflows, j’essaye de tout faire passer par ma boite mail. Si je trouve un article intéressant sur Twitter ou autre : je m’envoie le lien par mail, si je dois me souvenir de faire quelque chose : je m’envoie un mail… Si je ne l’ai pas sur email alors ça n’existe pas 😉

Ensuite, tous les matins, je vide mon inbox : chaque item va soit dans ma todo list, sur le kanban, ou dans la zone de stockage qui lui convient (voir inbox triage). Ma boite mail est également bien organisée (un répertoire par client/projet…), et je conserve 100% des emails (je parle de la pro là, la perso c’est n’importe quoi), même s’ils ne génèrent aucune action/stockage de mon côté. A noter que certaines tâches qui n’ont pas vraiment leur place dans le Kanban mais que je n’ai pas besoin de faire dans la journée finissent souvent dans mon agenda comme un meeting de 15 minutes plus tard dans la semaine (par ex : préparer le voyage pour voir un client hors de la ville). Le tout c’est que ma tête et mon inbox doivent rester vides. D’ailleurs un bon indicateur que je suis sous l’eau c’est que je ne suis plus capable de vider mon inbox quotidiennement.

N’hésitez pas à partager vos bonnes pratiques, je suis toujours preneur !

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