Un outil pour la transparence en SSII : le tableau mensuel des marges

2013 est terminée, et je voulais partager avec vous une initiative que j’ai lancée avec mon équipe l’année dernière, et qui à mon sens a considérablement participé à l’amélioration du moral, à la cohésion du groupe, à la confiance dans la structure, à la paix sociale en somme !

Il s’agit d’un petit rapport tout bête, qui présente à toute l’équipe nos dépenses (salaires, frais, structure) et notre chiffre d’affaire, ce qui permet de calculer la marge et visualiser le résultat de nos efforts. Un petit exemple ci-dessous (les chiffres, mêmes s’ils se veulent réalistes, ne sont évidemment pas ceux de mon équipe) :

On peut cliquer pour voir plus grand ;)

On peut cliquer pour voir plus grand 😉

Vous noterez mes hypothèses :

  • Taux Journalier moyen : 580€
  • Nombre de jours ouvrables sur la période (prise en compte des congés) : 124
  • Salaire chargé (niveau patronal) moyen : 4600€/mois
  • Frais de structure à 25% du CA
  • Un objectif de marge annuelle à 180K€, voir plus bas sur la répartition

Attention la dernière ligne est une valeur cumulée à date, le reste étant les valeurs mensuelles.

Et surtout vous noterez le résultat : il ne reste pas grand-chose après 8 mois d’activité (on n’oublie pas l’impact important des congés d’été) en ajoutant que ces chiffres sont avant l’impôt sur les sociétés. Pour rappel cet impôt se situe entre 15%  et 35% du résultat (15% si le CA est inférieur à 7,5M€), même si l’optimisation fiscale est devenu un sport très souvent mis en pratique par nos patrons 😉

On apprend quoi ?

  • Qu’en effet une fois qu’on a tout payé, raisonnablement il ne reste pas tant que ça
  • Que malgré tout il reste quelque chose : potentiellement 60K€ de réinvestissement pour la société (ligne bénéfice société), et autour de 7000€ de « monnaie » pour investir sur les collaborateurs
  • Que le tout peut s’effondrer très vite si l’inter-contrat s’envole (cf Mars). On peut comprendre le stress des patrons à la sortie d’un consultant en mission : potentiellement c’est la marge du mois qui peut y passer
La transparence ça fait du bien, mais ça peut faire mal !

La transparence ça fait du bien, mais ça peut faire mal !

Ce calcul repose sur le framework dont je parlais tantôt, qui répartie la marge équitablement entre les actionnaires (bénéfice société), les collaborateurs (primes annuelles) et les clients (amélioration des produits et service), les fameux 7000€ entrant dans cette dernière catégorie.

Ce petit tableau, mis à jour mensuellement avec 1 ou 2 mois de forecast, permet de renouer avec son équipe en l’impliquant directement sur le résultat de l’entreprise. On bosse bien, on accepte de faire des sacrifices dans son quotidien, et on voit le résultat directement à la fin du mois.

Par contre, comme toute initiative sur la transparence, ça implique de jouer le jeu tant sur les chiffres (c’est tellement facile de maquiller les chiffres) que sur la répartition effective du cash: si effectivement le pôle a généré 20K€, difficile de refuser des formations à 2K€.

A pratiquer avec l’accord de la direction !

A pratiquer avec l’accord de la direction !

Enfin, vous noterez que comme tout rapport, il est nécessaire de l’accompagner de valeurs de référence (résultat N-2/N-1, framework « standard ») et d’objectifs. En plus de contribuer au moral cela contribuera alors également à l’amélioration continue !

Après la dette technique, la dette sociale, l’autre ennemie du patron de SSII

On parle souvent de dette technique, cette expression maintenant bien connue qui propose que tout raccourci technique pris à l’instant t est en fait un emprunt de temps qu’il faudra rembourser, avec intérêt, dans le futur, en corrections d’anomalie ou refonte obligatoire avant évolution.

Je commence à penser que dans notre microcosme de consultants, on peut également parler de dette sociale. Évidemment je parle pour les consultants informatiques en SSII, mais je ne doute pas une seconde que cela s’étende à tout collaborateur employé.

 Dilbert du 2013-02-08

Vous vous souvenez que plus tôt nous discutions de la marge dégagée par un consultant, et de comment il pouvait être rageant de comparer sa rémunération aux montants que l’on facture. Si en y regardant de plus près on se rendait bien compte que cette marge n’était pas aussi importante que ce qu’on pouvait croire, il restait quand même un peu d’argent à la fin du mois dont on aurait aimé profiter malgré tout.

Et c’est là je pense qu’on peut parler de dette sociale : ce qu’un patron va pouvoir économiser sur les augmentations, les formations, l’équipement (PC, téléphones, licences…), les avantages (CE, remboursement des frais ou tickets resto), … il le payera forcément plus tard, en démissions ou négociations salariales en force (celles du genre : « j’ai reçu une proposition à tant, soit vous faîtes la même soit je démissionne »).

Rechercher l’optimisation à outrance de cette marge, à la fois en serrant sa masse salariale (les salaires et primes) et en consacrant une part minime du reste aux collaborateurs, est une stratégie à court-terme risquée qui employée en dehors d’instants très spécifiques (création d’une société, faiblesse économique ponctuelle) tuera à coup sûr la croissance à moyen terme. Parce qu’il ne faut pas l’oublier, le chiffre d’affaire d’une SSII est directement proportionnel à son nombre de consultants. Une démission c’est une perte nette de chiffre d’affaire.

Manifestations de Mai 68

Patron, on a un problème dans l’open space…

Récapitulons :

  • Dette technique : on code à la va vite une évolution avec un patch un peu vilain plutôt que modifier proprement la solution ? Le retour de bâton viendra sur l’anomalie en théorie impossible, qu’on mettra 3 fois plus de temps à diagnostiquer parce qu’on aura oublié la petite verrue bien cachée.
  • Dette sociale : on choisit une mutuelle au rabais et on refuse des congés à ses collaborateurs ? Le retour de bâton viendra au moment de lancer un nouveau grand projet, quand 3 démissions tomberont en même temps et qu’on n’aura plus personne capable d’encadrer les juniors déployés.

De mon côté, nous avons mis en place plusieurs éléments qui je l’espère contribuent à minimiser cette dette sociale. Deux éléments parmi d’autres : une certaine transparence sur le chiffre d’affaire et tout le calcul de la marge, pour visualiser effectivement combien d’argent reste sur le compte à la fin du mois. Également au programme, un partage équitable de la marge finale entre les collaborateurs (individuellement, par les primes), les clients (à travers un budget dédié à l’amélioration continue du groupe), et les actionnaires.

Pour certains c’est du détail, voire un risque, de mon côté je crois que ce sont des pratiques vitales pour générer un esprit de corps et permettre à chacun de s’inscrire dans le long terme avec l’entreprise. Donc attention à ne pas négliger cette dette sociale, au risque d’un réveil douloureux le moment venu de payer les intérêts…